Perencanaan proyek

Perencanaan adalah suatu tahapan dalam manajemen proyek yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administratif agar dapat di implementasikan.

Tujuan perencanaan adalah melakukan usaha untuk memenuhi persyaratan spesifikasi proyek yang ditentukan dalam batasan biaya, mutu, dan waktu ditambah dengan terjaminnya faktor keselamatan.

Filosofi Perencanaan :

  1. Aman : keselamatan terjamin
  2. Efektif : produk perencanaan berfungsi sesuai yang diharapkan
  3. Efisien : produk yang dihasilkan hemat biaya
  4. Mutu terjamin, tidak menyimpang dari spesifikasi yang ditentukan

Perencanaan tahapan konseptual proyek

1. Kerangka acuan kerja (term of reference)

Kerangka acuan kerja (KAK) adalah produk yang dibuat oleh owner atau pemilik proyek untuk penyelesaian proyek yang akan diajukan kepada konsultan perencana baik berupa tender terbuka maupun penunjukkan langsung.

Isi dari KAK adalah

  • Pendahuluan
  • Deskripsi proyek
  • Jasa yang disediakan oleh konsultan
  • Lingkup pekerjaan konsultan
  • Pelayanan manajemen
  • Pendanaan proyek dan pelaksanaan jadwal proyek
  • Kebutuhan tenaga ahli
  • Diagaram organisasi konsultan
  • Logisitk, fasilitas, dan peralatan konsultan

2. Studi kelayakan proyek

Studi kelayakan proyek menganalisa manfaat-manfaat proyek dengan menganalisa aspek-aspek :

  • Tinjauan aspek pasar dan permintaan
  • Tinjauan aspek teknis
  • Tinjauan aspek manajemen dan koordinasi pelaksanaan proyek
  • Tinjauan aspek finansial
  • Tinjauan aspek hukum

3. Detail engineering desain

Setelah hasil studi kelayakan proyek memenuhi kriteria pemilik proyek, selanjutnya dilakukan penyusunan perencanaan proyek yang lebih terinci dalam bentuk paket pekerjaan (WBS), susunan organisasi proyek, rencana anggaran biaya, jadwal induk (master schedule), perhitungan dan rancangan teknis, spesifikasi umum dan teknis, gambar kerja serta kelengkapan administrasi lainnya

Pada fase ini biasanya pemilik proyek menugaskan konsultan perencana melakukan perencanaan teknis terhadap seluruh kebutuhan proyek.

Pengadaan atau pelelangan proyek

Jenis-jenis pelelangan

  1. Pelelangan umum atau terbuka
  2. Pelelangan terbatas
  3. Pemilihan langsung
  4. Pengadaan langsung

Tahapan-tahapan pelaksanaan pelelangan

  1. Pengumuman akan dilangsungkannya pelelangan melalui media masa serta papan pengumuman di instansi bersangkutan.
  2. Pendaftaran peserta lelang
  3. Pengambilan dokumen penawaran dari panitia lelang
  4. Penjelasan (aanwijsing), berupa penjelasan administratif dokumen penawaran, tinjauan ke lokasi proyek dengan membuat berita acaranya
  5. Pemasukan dokumen penawaran dari peserta lelang
  6. Pembukaan dokumen penawaran
  7. Penilaian penawaran oleh panitia yang menguasai secara profesional mengenai harga penawaran proyek.
  8. Usulan calon pemenang penawaran lelang dengan membuat rangking penilaian terhadap tiga besar penawaran terendah.
  9. Penetapan pemenang, dilanjutkan pengumuman pemenang lelang, setelah harga penawaran terendah dengan kualifikasi persyaratan.
  10. Sanggahan oleh peserta lelang boleh dilakukan bila keputusan pemenang lelang tidak sesuai dengan aturan-aturan yang telah disepakati.
  11. Keputusan pemenang lelang oleh pemilik proyek dilakukan bila semua permasalahan selama pelelangan telah diselesaikan.

Konsep perencanaan tahapan pelaksanaan

Langkah-langkah perencanaan yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut :

  1. Melakukan kajian terhadap gambar rencana dan spesifikasi teknis proyek yang ada, agar bila tidak sesuai dengan kondisi pelaksanaan dapat disempurnakan dengan melakukan konfirmasi ke konsultan perencana.
  2. Melakukan perhitungan yang teliti terhadap volume pekerjaan, kebutuhan material, peralatan serta tenaga kerja yang digunakan
  3. Menyusun anggaran biaya pelaksanaan yang rinci yang disesuaikan dengan alokasi sumber daya yang dibutuhkan dan dana yang tersedia
  4. Memilih jenis teknologi dan peralatan yang sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan
  5. Perumusan kegiatan dengan jadwal yang akurat dan terpadu
  6. Persiapan aspek administratif, pengadaan serta pengorganisasian pihak-pihak yang terlibat, penyusunan program kerja, perencanaan pengelolaan resiko, perencanaan kesehatan dan keselamatan kerja serta perencanaan sistem informasi manajemen

Rekayasa nilai (value engineering)

Rekayasa nilai secara umum dapat diartikan sebagai suatu usaha kreatif dalam mencapai suatu usaha kreatif dalam mencapai suatu tujuan dengan mengoptimalkan biaya dan kinerja dari suatu fasilitas atau sistem.

Rekayasa nilai dapat diartikan sebagai :

  • Melakukan kajian dengan menjamin fungsinya tetap seperti yang diinginkan.
  • Fungsi menjadi tolak ukur dari pencarian alternatif pemecahan masalah
  • Selain adanya kriteria biaya rendah, juga didapatkan kinerja yang tinggi
  • Optimasi biaya dan kinerja untuk mendapatkan manfaat bersih yang besar

Proses rekayasa nilai membutuhkan seorang yang profesional / tim yang dapat bertindak sebagai konsultan rekayasa nilai dengan kemampuan sebagai berikut :

  • Mampu mengoptimalkan biaya yang diperlukan dengan tetap menjaga efektivitas instalasi proyek yang dikerjakan
  • Mampu mengalokasikan dana dan waktu yang diperlukan sesuai dengan tujuan dan sasaran proyek
  • Mampu menggunakan manajemen perencanaan yang matang dalam penentuan efektivitas pemecahan masalah yang dihadapi
  • Mampu menggunakan tinjauan rekayasa nilai dalam multi disiplin ilmu
  • Mendokumentasikan hasil yang diperoleh guna inovasi di masa datang

Pelaksanaan rekayasa nilai dilakukan dengan waktu tahapan sebagai berikut :

  • Pada tahapan selama atau segera setelah detail design engineering belum diserahkan kepada kontraktor, dimana tanggungjawab studi adalah pemilik proyek. Konsultan rekayasa nilai yang ditunjuk oleh pemilik proyek melakukan penyempurnaan desain serta mencari alternatif lain, baik jenis dan spesifikasi material maupun dimensi dari instalasi yang akan dibangun tanpa mengurangi fungsi instalasi yang diinginkan.
  • Pada tahapan selama atau sebelum pelaksanaan konstruksi, dengan tanggungjawab kontraktor. Setelah menerima dokumen kontrak yang terdiri atas spesifikasi teknis dan gambar-gambar kerja, kontraktor mengevaluasi berdasarkan pengalaman kontraktor melakukan pekerjaan sejenis. Bila hasil evaluasi diperoleh penghematan biaya, maka pemilik proyek memberikan bonus kepada kontraktor sebagai jasa atas usahanya melakukan penghematan.

Proses rekayasa nilai dilakukan dalam kerangka sistematis sehingga hasil akhir yang dicapai sesuai tujuan yang direncanakan, dengan cara sebagai berikut :

  • Melakukan identifikasi masalah dengan mengumpulkan informasi dan data dari perencanaan yang telah ada sebelumnya serta dari dokumen perencanaan proyek yang sedang ditangani. Kemudian, dilakukan perumusan masalah berdasarkan fakta-fakta yang didapat dari indentifikasi masalah.
  • Mengkaji obyek dimana rekayasa nilai hendak dilakukan dengan acuan fungsi dari instalasi tetap, bahkan kalau dapat meningkat. Lalu, dihitunglah biaya alternatif sebagai hasil kajian terhadap fungsi obyeknya.
  • Melakukan analisis biaya versus fungsi terhadap beberapa alternatif untuk mendapatkan solusi terbaik dari segi biaya, fungsi dan kinerja instalasi / obyek
  • Setelah didapatkan solusi terpilih, hasil rekayasa nilainya dikembangkan dan diverifikasi terhadap standar-standar yang berlaku serta pengalaman-pengalaman lain yang telah dilakukan sebelumnya
  • Kemudian biaya rekayasa nilainya ditetapkan dengan tambahan pertimbagan-pertimbangan teknis
  • Pada akhirnya, hasil rekayasa nilai didokumentasikan dan dipaparkan kepada pemilik proyek untuk memperoleh persetujuan

Perumusan struktur dan hierarki proyek

1. Work breakdown structure (WBS)

Wbs memudahkan penjadwalan dan pengendalian karena merupakan elemen perencanaan yang terdiri atas kerangka-kerangka seperti di bawah ini :

  • Kerangka penjabaran program
  • Kerangka perencanaan detail
  • Kerangka pembiayaan
  • Kerangka penjadwalan
  • Kerangka cara pelaporan
  • Kerangka penyusunan organisasi

Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam menentukan WBS secara umum disusun berdasarkan klasifikasi sebagai berikut :

  • Pembagian sub divisi pekerjaan berdasarkan spesifikasi pekerjaan
  • Pembagian pihak, seperti kontraktor utama, subkontraktor dan pemasok

2. Hierarki Organisasi Proyek

Hierarki organisasi proyek atau organizing analysis table yang bertingkat dimulai dari tingkat paling atas seperti pimpinan proyek hingga paling akhir, misal pelaksana.

Hierarki ini disusun dengan tujuan mempermudah pengelolaan dan alokasi SDM sesuai dengan tanggungjawab dalam organisasi proyek

Tanggung jawab personel dibagi berdasarkan tingkatan pada elemen pekerjaan. Tanggung jawab ini disesuaikan dengan kemampuannya dalam menangani beban tugas yang diberikan kepadanya

Personel yang bertanggung jawab pada masing-masing tingkatan tadi telah memahami tugasnya berdasarkan job description dan prosedur operasional pelaksanaan proyek.

Perencanaan sumber daya

1. Perencanaan biaya proyek

Biaya yang diperlukan untuk suatu proyek dapat mencapai jumlah yang sangat besar dan tertanam dalam kurun waktu yang cukup lama. Oleh karena itu perlu dilakukan identifikasi biaya proyek dengan tahapan perencanaan biaya proyek sebagai berikut :

  • Tahapan pengembangan konseptual, biaya dihitung secara global berdasarkan informasi desain yang minim. Dipakai perhitungan berdasarkan unit biaya bangunan berdasarkan harga per meter persegi
  • Tahapan desain konstruksi, biaya proyek dihitung secara agak detail berdasarkan volume pekerjaan dan informasi harga satuan
  • Tahapan pelelangan, biaya proyek dihitung oleh beberapa kontraktor agar didapat penawaran terbaik, berdasarkan spesifikasi teknis dan gambar kerja yang cukup dalam usaha mendapatkan kontrak pekerjaan
  • Tahapan pelaksanaan, biaya proyek pada tahapan ini dihitung lebih detail berdasarkan kuantitas pekerjaan, gambar shop drawing dan metode pelaksanaan dengan ketelitian yang lebih tinggi.

Komponen biaya total proyek terdiri atas :

  • Biaya Langsung (Direct Cost), merupakan biaya tetap selama proyek berlangsung, biaya tenaga kerja, material dan peralatan
  • Biaya Tak Langsung (Indirect Cost), merupakan biaya tidak tetap yang dibutuhkan guna penyelesaian proyek. Biaya ini adalah biaya manajemen proyek, tagihan pajak, biaya perizinan, asuransi, administrasi, ATK, keuntungan/profit.

2. Perencanaan tenaga kerja

Sumber daya manusia atau tenaga kerja, sebagai penentu keberhasilan proyek, harus memiliki kualifikasi, ketrampilan dan keahlian yang sesuai dengan kebutuhan untuk mencapai keberhasilan suatu proyek.

Perencanaan SDM dalam suatu proyek mempertimbangkan juga perkiraan jenis, waktu dan lokasi proyek, baik secara kualitas maupun kuantitas.

Faktor lain yang harus dipertimbangkan dalam merencanakan tenaga kerja adalah :

  • Produktifitas tenaga kerja
  • Jumlah tenaga kerja pada periode yang paling maksimal
  • Jumlah tenaga kerja tetap dan tidak tetap
  • Keahlian tenaga kerja

3. Perencanaan peralatan

Peralatan yang digunakan dalam suatu proyek dipengaruhi oleh produktivitas alat terhadap volume pekerjaan yang akan dilakukan, sedangkan jumlah peralatan yang dibutuhkan bergantung pada hal-hal berikut :

  • Durasi kegiatan/ waktu yang tersedia
  • Kondisi lapangan
  • Keadaan cuaca
  • Efisiensi alat
  • Kemampuan operator
  • Kapasitas dan jumlah alat

4. Perencanaan penggunaan material

Perencanaan terhadap material dimaksudkan agar dalam pelaksanaan pekerjaan penggunaan material menjadi efisien dan efektif dan tidak terjadi masalah akibat tidak tersedianya material pada saat dibutuhkan.

Informasi yang dibutuhkan dalam perencanaan material adalah sebagai berikut :

  • Kualitas material yang dibutuhkan : menggunakan tipe tertentu dengan mutu harus sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam spesifikasi proyek
  • Spesifikasi  teknis material : merupakan dokumentasi persyaratan teknis material yang direncanakan dan menjadi  acuan untuk memenuhi kebutuhan material
  • Lingkup penawaran yang diajukan oleh beberapa pemasok : dengan memilih harga yang paling murah dengan kualitas meterial terbaik
  • Waktu pengiriman (delivery) : menyesuaikan dengan schedule pemakaian material, biasanya beberapa material dikirim sebelum pekerjaan dimulai
  • Pajak penjualan material : menjadi beban bagi pemilik proyek yang telah dihitung dalam harga satuan material atau dalam harga proyek secara keseluruhan
  • Termin dan kondisi pembayaran kepada logistik material yang dilakukan : harus disesuaikan dengan cashflow proyek agar likuiditas keuangan proyek tetap aman
  • Pemasok material adalah rekanan terpilih yang telah bekerja sama dengan baik dan memberikan pelayanan yang memuaskan pada proyek-proyek sebelumnya
  • Gudang penimbunan material harus cukup untuk menampung material yang siap dipakai, karena itu kapasitas dan lalu lintasnya harus diperhitungkan
  • Harga material saat penawaran lelang dapat naik sewaktu-waktu pada tahap pelaksanaan proyek, karena itu perhitungan eskalasi harga harus dimasukkan dalam komponen harga satuan
  • Jadwal penggunaan material harus sesuai antara kebutuhan proyek dengan waktu pengiriman material dari pemasok. Penggunaan sub schedule material untuk setiap item pekerjaan mutlak dilakukan agar tidak mempengaruhi ketersediaan material dalam proyek.

No comments.

Leave a Reply